A. Que signifient « donnée à caractère personnel », « traitement », qui est « responsable du traitement » et qui est la personne de contact privilégiée « DPO » ?

Une donnée à caractère personnel est toute information à propos d’une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut, par exemple, s’agir du nom d’une personne, d’une photo, d’un numéro de téléphone, d’un code, d’un mot de passe, une date de naissance, d’une adresse email.

Le traitement consiste en toute opération portant sur une donnée à caractère personnel. Le traitement couvre entre autres tous les aspects liés à la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction de cette donnée.

Enabel, Agence belge de cooperation internationale, ayant son siège social à B-1000 Bruxelles, rue Haute 147 est responsable du traitement de vos données à caractère personnel dont elle dispose. Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de ces données et que nous sommes votre interlocuteur ainsi que celui des autorités de contrôle pour toute question relative à l’utilisation de celles-ci. Nous avons désigné comme point de contact unique au sein de notre entreprise un délégué à la protection des données (« data protection officer » ou « DPO ») dont les coordonnées sont les suivantes :

Enabel
Data Protection Officer
Rue haute 147
1000 Bruxelles
dpo@enabel.be

B. Qui est concerné ?

Notre Déclaration s’applique à toutes les personnes physiques qui entrent en contact avec Enabel ou qui visitent notre site internet, qu’elles soient candidats dans la perspective d’un emploi chez Enabel, prestataire de services ou tiers (par exemple : ancien collaborateur, personne souhaitant être tenu au courant de nos activités, personne participant à un évènement organisé par Enabel …). En revanche, les personnes morales ne sont pas concernées par cette Déclaration.

C. Quelles données sont couvertes par cette Déclaration ?

Lors de nos interactions avec vous et en fonction de la nature de votre relation contractuelle ou autre avec Enabel, nous pouvons être amenés à collecter différentes données à caractère personnel vous concernant :

• données d’identification (par exemple : nom, prénom, adresse, date de naissance, etc.) ;
• données de contact (par exemple : adresse postale, adresse mail, téléphone, etc.) ;
• caractéristiques personnelles (par exemple : photo, langue, nationalité, date et lieu de naissance, etc) ;
• informations sur l’éducation et la formation (par exemple : niveau d’éducation, diplômes, qualifications, parcours scolaire, etc) ;
• données professionnelles (par exemple : employeurs précédents et actuels, références professionnelles, etc) ;
• compétences personnelles (ex : compétences en communication, compétences organisationnelles/managériales, compétences en termes de gestion des outils informatiques, …) ;
• descriptions psychiques (ex : personnalité au travers d’un test psychotechnique, données relatives aux activités de loisirs et intérêts, etc.) ;
• statut d’immigration (ex : existence d’un permis de travail valide en Belgique, etc.) ;
• appréciations du recruteur concernant vos capacités professionnelles et votre personnalité ;
• numéro de registre national, numéro de TVA;
• données comportementales, à savoir les données relatives à votre utilisation du site Internet (par exemple : préférences linguistiques, cookies, journaux de vos activités, etc).
• informations de connexion, à savoir les informations que nous recueillons lorsque vous vous connectez à notre site Internet (par exemple : adresse IP, informations sur l’appareil de connexion, etc).
• photo ou vidéos.

Certaines de vos données peuvent être collectées par Enabel :

• lorsque vous remplissez vos données en ligne pour soumettre votre candidature à un poste vacant chez Enabel ;
• lorsque vous êtes recruté pour un poste vacant et que vous signez un contrat de travail ;
• lorsque vous participez à et/ou exécutez un marché public avec Enabel ;
• lorsque vous vous abonnez à nos newsletters, répondez à nos invitations (conférences, évènements…), etc. ;
• lorsque vous nous contactez par les différents canaux mis à votre disposition par Enabel (pour demander des informations ou introduire une plainte, par exemple) ;
• lorsque vous visitez un de nos sites internet ou vous utilisez une de nos applications mobiles, au moyen de cookies et d’autres technologies (pour plus d’informations sur les cookies, veuillez consulter notre Cookie Policy sur www.enabel.be) (sous le bouton « Cookies » en bas de page).

Sur quelles bases et à quelles fins vos données peuvent-elles être traitées ?

Nous utilisons vos données pour différentes finalités, que nous détaillons ci-dessous. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes et nécessaires à la poursuite de la finalité en cause sont traitées. En outre, nous nous engageons à ne traiter vos données personnelles que d’une manière compatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées.

Nous recueillons vos données aux fins suivantes :

Traitement de votre demande, question ou plainte : lorsque vous nous adressez une demande et que vous partagez vos coordonnées avec nous dans ce but (que ce soit via nos formulaires de contact ou de plainte sur notre site internet ou tout autre canal de communication), nous utilisons vos données pour répondre à votre demande en vous contactant. Nous traitons alors vos données d’identification et de contact, ainsi que le contenu de votre message parce que vous y consentez en nous adressant votre demande. Nous n’utilisons ces informations que pour traiter suffisamment votre question ou votre plainte.

Traitement de votre candidature à un poste au sein d’Enabel : si vous nous adressez votre candidature, vous consentez à ce que nous traitions vos données d’identification et de contact, vos caractéristiques personnelles, les informations sur votre éducation et formation, vos données professionnelles (inclues entre autres dans votre CV et votre lettre de motivation), votre statut d’immigration, les informations relatives à vos compétences personnelles et descriptions psychiques, ainsi que les appréciations et évaluations du recruteur concernant vos capacités professionnelles et votre personnalité, et cela à des fins de recrutement et plus particulièrement pour :
i. vous permettre de déposer votre CV ou de soumettre votre candidature en ligne ;
ii. évaluer votre candidature par rapport à nos postes vacants ;
ii. communiquer avec vous et répondre à votre candidature (ou éventuelles questions) ; organiser des interviews ;
iv. réaliser des tests de compétences ou de personnalité ;
v. vous proposer d’autres opportunités de postes semblables à celui pour lequel vous postulez ;
vi. préparer votre contrat de travail pour vous offrir un poste.
Nous traitons vos données personnelles car vous y avez consenti en nous adressant votre candidature. Vous pouvez modifier ou annuler votre candidature en ligne à tout moment via votre compte en ligne.

Nous attirons votre attention sur le fait que, dans le cadre de notre procédure de recrutement, nous n’avons pas besoin de collecter des données sensibles vous concernant, comme par exemple des données révélant votre race ou origine ethnique, vos opinions politiques, religieuses ou philosophiques, votre appartenance à un syndicat, votre santé ou votre vie sexuelle. Sachez que si vous choisissez de nous communiquez spontanément des données sensibles non sollicitées (par exemple dans votre lettre de motivation ou lors de l’interview), vous le faites sous votre propre responsabilité et nous ne les prendrons pas en compte lors du processus de recrutement.

Envoi de newsletters : lorsque vous vous inscrivez à nos newsletters afin d’être tenu informé de nos activités, nous récoltons votre adresse email de manière à vous envoyer nos newsletters. Nous procédons à cet envoi car vous y avez consenti. Si vous ne souhaitez plus recevoir nos newsletters, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement, via le lien intégré directement dans chaque newsletter.

Gestion de nos événements : lorsque vous vous inscrivez à un des événements que nous organisons et que vous participez à celui-ci, nous traitons certaines de vos données personnelles sur base de votre consentement et de notre intérêt légitime à gérer/organiser nos événements. Plus précisément, nous traitons vos données dans ce cadre pour :i. Gérer et comptabiliser les participants à nos événements
ii. Vous contacter par rapport à l’événement auquel vous assistez
iii. Utiliser des photos et des vidéos sur lesquelles vous pourriez apparaître en tant qu’images d’ambiance pour la promotion de l’événement et de ses éditions futures, et les publier sur notre site web, notre intranet, nos médias sociaux et nos brochures. Les photos et vidéos ne seront jamais transmis à des tiers à des fins commerciales.
iv. Lors de l’inscription en ligne à nos évènements, vous avez la possibilité de signaler à l’avance que vous ne souhaitez pas être pris(e) en photo ou filmé(e) de manière ciblée et/ou que vous ne souhaitez pas que ces photos ou vidéos où vous êtes clairement reconnaissable soient utilisées par Enabel. Si toutefois une photo ou vidéo dans laquelle vous apparaissez clairement venait à être publiée par Enabel, vous avez le droit de demander le retrait de ces photos ou vidéos. Vous pouvez le faire en envoyant un e-mail à communication@enabel.be avec vos nom, prénom et nom de l’événement auquel vous avez participé, ainsi que l’indication de la photo ou de la vidéo en question (lien ou référence). Celle-ci sera retirée des publications en ligne dans les meilleurs délais et dans l’observance des contingences technologiques.
Gestion de nos marchés publics : lorsque vous participez à et/ou exécutez un marché public avec Enabel, nous recueillons les coordonnées des personnes de contact de nos fournisseurs et partenaires comme le nom, le prénom, le numéro de téléphone professionnel, l’adresse électronique professionnelle et l’adresse du lieu de travail, nom de l’organisme représenté (le cas échéant), mais également le numéro de TVA ou le numéro de registre national (si la personne n’est pas en société). Le cas échéant, nous recueillons également le CV ainsi que le casier judiciaire et la situation fiscale du fournisseur, du partenaire ou personne les représentant. Nous traitons ces renseignements car nous avons l’obligation légale de recueillir ces informations dans le cadre de la gestion de nos marchés publics.

Attribution et gestion de nos subsides : lorsque vous participez à un appel à propositions dans le cadre de l’attribution de subsides par Enabel, nous recueillons les coordonnées des personnes de contact (« représentant autorisé ») de l’entité soumettant la demande de subside, comme le nom, prénom, le numéro de téléphone professionnel, l’adresse électronique professionnelle, la fonction professionnelle et le nom de l’organisme représenté. Nous traitons ces renseignements car nous avons l’obligation légale de recueillir ces informations dans le cadre de la gestion de l’attribution de nos subsides.
Navigation sur notre Site Web : chaque fois que vous visitez notre site internet, nous recueillons des données relatives à votre navigation et utilisation de notre site, au moyen de cookies et d’autres technologies pour assurer le fonctionnement optimal de notre site internet. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez consulter notre Cookie Policy sur www.enabel.be) (sous le bouton « Cookies » en bas de page).

Présence sur les réseaux sociaux : Enabel possède une page d’entreprise sur différents réseaux sociaux (à savoir entre autres Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter et Youtube). Ces pages sont utilisées dans le but de vous informer sur notre actualité et le cas échéant, communiquer avec vous si vous nous poser une question via la messagerie ou les commentaires. Si vous nous transmettez des données personnelles via la messagerie d’un réseau social, celles-ci ne sont utilisées que pour répondre à votre question ou pour faire suite à votre demande. Nous traitons alors vos données personnelles sur base de notre intérêt légitime à communiquer avec les visiteurs de notre page.
Nous utilisons également la fonction de rapports statistiques fournie par les réseaux sociaux (comme par exemple la fonction « Facebook Insights ») en relation avec le fonctionnement de nos pages d’entreprise afin d’obtenir des données statistiques anonymes sur les utilisateurs, par exemple, concernant les « j’aime » sur notre page Facebook, la visibilité de nos postes et les données démographiques des visiteurs de la page. Ce traitement de données est destiné à nous permettre, en tant qu’opérateur de la page d’entreprise, de recevoir des statistiques compilées par le réseau social à partir des visites sur notre page d’entreprise. L’objectif est de contrôler la visibilité de nos activités. Les statistiques de visiteurs nous sont transmises exclusivement sous forme anonyme. Nous n’avons pas accès aux ensembles de données sous-jacents.

Nous attirons également votre attention sur le fait que lorsque vous visitez notre page d’entreprise sur les réseaux sociaux, des cookies sont généralement installés, par le réseau social en question, sur votre appareil. Ces cookies enregistrent votre comportement de navigation et vos intérêts. Les données personnelles récoltées par ces cookies sont ensuite utilisées à des fins d’analyses statistiques et de marketing (afin de vous proposer des publicités ciblées supposées correspondre à vos centres d’intérêts). Enabel n’a aucun contrôle ni accès aux données personnelles récoltées par les différents réseaux sociaux. Nous n’avons aucune influence sur la façon dont vos données personnelles sont traitées par les réseaux sociaux.

En conséquence, nous tenons à vous signaler que pour toute question relative au traitement de vos données par ces réseaux sociaux ou pour exercer vos droits par rapport à vos données, vous devez vous tourner vers le réseau social concerné. En effet seul le réseau social a un accès direct et un contrôle sur les données personnelles collectées à travers l’utilisation de nos pages, et peut donc prendre les mesures nécessaires. Pour plus d’information concernant le traitement de vos données personnelles par les différents réseaux sociaux, veuillez donc consulter la déclaration de confidentialité de ces réseaux sociaux ou prendre contact directement avec le réseau social concerné.

Nous nous engageons à préserver la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Pour cela, nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l’altération, l’accès non autorisé ou la divulgation de vos données personnelles à des tiers et tout autre traitement non autorisé de ces données.

Nous avons tout mis en œuvre pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des systèmes d’information et des services qui traitent les données personnelles. Ces mesures comprennent notamment des mesures de sécurité physique et opérationnelle, le contrôle d’accès, la sensibilisation et des clauses de confidentialité. L’accès à vos données à caractère personnel n’est autorisé qu’aux seules personnes pour lesquelles cela s’avère nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches.

Elles sont tenues à une stricte discrétion professionnelle et doivent respecter toutes les prescriptions techniques et organisationnelles prévues pour assurer la confidentialité des données à caractère personnel. Nous avons mis en place des moyens techniques afin de protéger vos données à caractère personnel. Nous voulons ainsi éviter que des personnes non autorisées y aient accès, les traitent, les modifient ou les détruisent.

Nos sites Internet peuvent parfois contenir des liens vers des sites de tiers (médias sociaux, organisateurs d’événements que nous soutenons, …) dont les conditions d’utilisation ne tombent pas sous le champ d’application de cette Déclaration ni sous notre responsabilité. Nous vous recommandons par conséquent de lire attentivement leur Déclaration de protection des données à caractère personnel pour savoir comment ils respectent votre vie privée.

A. Généralités

Afin de protéger votre vie privée, les collaborateurs d’Enabel qui sont autorisées à accéder à vos données sont déterminées avec précision en fonction de leurs tâches.

Enabel fait aussi appel à des sous-traitants qui sont des partenaires spécialisés en Belgique ou à l’étranger auxquels nous faisons appel pour certains services afin d’améliorer la qualité de nos prestations.

Sans être exhaustif, il s’agit de bureaux externes de recrutement, des membres des jury de sélection ainsi que toute personne impliquée dans les procédures de recrutement conformément à nos règles internes, le secrétariat social/logiciel de paie, le système HRIS, l’opérateur téléphonique mobile, les organismes de sécurité sociale, l’administration fiscale, les assureurs, les organismes de formation, les prestataires de services informatiques, avocats, ou partenaires provinciaux dans le cadre de nos activités « Annoncer la Couleur ».

Ces sous-traitants sont liés contractuellement avec nous et doivent, par conséquent, suivre nos instructions et respecter les principes repris dans notre Déclaration.

En particulier, Enabel s’assure que ses sous-traitants:

ne disposent que des données qui sont nécessaires à l’exercice de leurs tâches ; et
s’engagent vis-à-vis d’Enabel à, d’une part, traiter ces données de manière sûre et confidentielle et, d’autre part, à ne les utiliser que pour l’exécution de leurs tâches.
Nous transmettons également vos données à d’autres personnes si nous y sommes obligés en vertu d’une obligation contractuelle ou légale ou si un intérêt légitime le justifie.

Dans ces cas, nous veillons à ce que :

ces personnes ne disposent que des données que nous devons transmettre en vertu de l’obligation contractuelle ou légale ou qui sont proportionnées à l’intérêt légitime justifiant le transfert ;
ces personnes s’engagent vis-à-vis d’Enabel à, d’une part, traiter ces données de manière sûre et confidentielle et, d’autre part, à ne les utiliser que pour la finalité pour laquelle les données leur avaient été transférées.

B. Pas de transfert pour utilisation commerciale

Enabel ne transmet pas vos données pour utilisation commerciale à des tiers.

C. Transferts en dehors de l’Espace économique européen (EEE)

Compte tenu de ses activités tournées vers les pays partenaires de la coopération belge au développement, Enabel est susceptible de transmettre vos données en dehors de l’Espace économique européen (EEE), dans un pays qui peut, le cas échéant, ne pas assurer un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel. Mais dans ce cas, nous garantissons des mesures de protection appropriées qui garantissent que vos droits sont également respectés par le destinataire des données en dehors de l’EEE, conformément à un niveau adéquat de protection des données.

Nous conservons vos données durant la période de prescription légale ou tout autre délai de conservation qui serait imposé par la loi.

Si la loi ne prescrit pas de délai de conservation spécifique, nous déterminons le délai sur la base de l’objectif pour lequel les données ont été collectées. Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour accomplir l’objectif poursuivi.

Enfin, lorsque vos données sont collectées sur base de votre consentement, nous les utilisons uniquement jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement.

Nous garantissons de ne donner qu’un accès limité aux données archivées et de supprimer ou de rendre anonyme vos données personnelles si la période de conservation est écoulée.

Concernant les candidatures à un poste chez Enabel, si votre candidature est retenue et aboutit à une relation de travail, vos données personnelles récoltées dans le cadre de la procédure de recrutement seront transférées vers votre dossier personnel d’employé et conservées durant toute la durée de votre contrat de travail, et au-delà, pendant les périodes déterminées par la loi belge, et précisée dans notre Déclaration de Confidentialité pour les employés.

Si votre candidature n’est pas retenue, nous conserverons vos données dans une base de donnée de de réserve de candidats pendant une période maximale de 3 ans après la fin de la procédure de recrutement, pour le cas où un autre poste correspondant à votre candidature se libérerait, et pour pouvoir vous contacter dans ce cas.

Conformément à la législation relative à la protection des données, vous disposez, sous certaines conditions bien définies dans cette législation, de différents droits par rapport à vos données personnelles :

A. Droit d’accès

Vous avez un droit d’accès aux données qui vous concernent. Vous pouvez nous demander :

si nous traitons ou non vos données à caractère personnel ;
dans quels buts nous les traitons ;
quelles catégories de données sont traitées ;
à quelles catégories de destinataires elles sont communiquées ;
leur durée de conservation ;
des informations quant aux droits que vous pouvez exercer (rectification, effacement, …) ou de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité pour la protection de la vie privée ;
l’origine des données traitées.

B. Droit de rectification

Si vous constatez que, malgré tous nos efforts, vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les rectifier.

C. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Dans certains cas bien précis, la législation vous permet de faire supprimer vos données à caractère personnel.

C’est le cas notamment si :

les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les avons collectées ;
le traitement de vos données est fondé exclusivement sur votre consentement et vous décidez de retirer celui-ci ;
vous vous êtes opposé au traitement de vos données et il n’existe pas dans notre chef de motifs légitimes qui prévalent sur les vôtres ;
Votre droit à l’oubli n’est toutefois pas absolu. Nous sommes en droit de continuer à conserver vos données lorsque cette conservation est nécessaire entre autres :

au respect d’une obligation légale ;
à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

D. Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas bien précis, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Nous continuerons à stocker vos données, mais nous limiterons leur utilisation.

C’est notamment le cas lorsque :

vous contestez l’exactitude d’une donnée personnelle, le temps que nous puissions contrôler celle-ci ; et
vos données bien que n’étant plus nécessaires à la poursuite des finalités du traitement, vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.
La limitation du traitement prendra fin dans les circonstances suivantes :

vous nous donnez votre accord en ce sens ;
le traitement de vos données est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
le traitement est nécessaire à la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ;
le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt public.

E. Droit à la portabilité

Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies :

vous soient transmises ;
ou soient transmises directement par Enabel à un autre responsable du traitement, à condition que cela s’avère techniquement possible.
C’est le cas lorsque :

vous avez consenti au traitement de vos données ou le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ; et
lorsqu’il s’agit d’un traitement automatisé.

F. Droit d’opposition

Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur un intérêt légitime ou général dans notre chef, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Cependant, il ne sera pas tenu compte de votre demande si notre intérêt légitime s‘avère supérieur au vôtre ou si le traitement de vos données demeure nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

H. Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement par Enabel est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement de vos données à caractère personnel effectué durant la période précédant votre retrait de consentement.

Pour exercer vos droits, il vous suffit d’adresser votre demande datée et signée, accompagnée d’une photocopie recto de votre carte d’identité par courrier ou courriel à notre délégué à la protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :

Enabel
Data Protection Officer
Rue Haute 147
1000 Bruxelles.
DPO@enabel.be

Ces droits sont gratuits et peuvent être exercés à tout moment. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception.

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation de la législation en matière de vie privée, vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
+32 2 274 48 00
contact@apd-gba.be

Enabel peut modifier ou mettre à jour la présente déclaration de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos pratiques concernant le traitement de vos données personnelles ou les changements apportés aux lois applicables. Pour ce faire, nous affichons la version mise à jour sur notre site internet. Nous vous invitons donc à consulter régulièrement la dernière version en ligne de cette déclaration. La date des modifications les plus récentes figure sur cette page.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles ou des remarques relatives à la présente déclaration de confidentialité, veuillez contacter notre délégué à la protection des données :

• Soit par courrier adressé à Enabel, 147, Rue Haute, 1000 Bruxelles (avec la mention « Data Protection »)
• Soit par e-mail à l’adresse suivante : dpo@enabel.be